Nuestros proyectos

<h1>AISC Madrid Dashboard: Un vistazo a nuestras herramientas internas para gestión de eventos y comunidad</h1> <h2>Introducción</h2> <p>Como organización estudiantil que organiza eventos y talleres de IA, nos enfrentamos a retos de logística: gestionar registros, gestionar ponentes y comunicarnos con la comunidad de +500 personas.</p> <p>Lo que empezó como un sistema para publicar los eventos ha evolucionado hasta convertirse en un dashboard completo que sirve a dos públicos distintos: nuestro equipo interno y los invitados a nuestros eventos.</p> <p>Estamos orgullosos de él y por eso nos gustaría dar más detalle de su funcionamiento y el cómo la herramienta ha simplificado tareas repetitivas y aburridas pero esenciales para una asociación.</p> <h2>Qué hemos construido</h2> <p>Nuestro dashboard es un sistema que maneja desde la gestión de eventos hasta las comunicaciones. Está pensado para servir a dos perfiles distintos:</p> <ul> <li><strong>Para Miembros:</strong> Control administrativo total con analíticas, gestión de mailing, escáner de QRs y control de creación y edición de eventos.</li> <li><strong>Para Invitados:</strong> Obtención de métricas personalizadas previas al evento e información posterior de los asistentes.</li> </ul> <h2>Capacidades para Miembros</h2> <h3>1. Gestión de Eventos</h3> <p>Creamos y gestionamos los eventos de principio a fin desde nuestra plataforma, sin depender de terceros, formularios de google forms o similares:</p> <ul> <li>Creación de formulario de registro.</li> <li>Gestiona listas de asistentes y exporta datos.</li> <li>Rastrea la asistencia mediante la generación de códigos QR.</li> <li>Envío de mail recordatorio x días antes del evento.</li> <li>Integración con Google Calendar para facilitar la programación.</li> </ul> <h3>2. Gestión de Equipo</h3> <p>Organizamos toda la información del equipo desde un mismo sitio, dando a todos acceso al dashboard con permisos basados en roles:</p> <ul> <li>Añade miembros con roles específicos y capacidades. En nuestro caso hemos definido roles acordes a los equipos que tenemos: Marketing Digital, Desarrollo Web, Eventos y Talleres y Administración y Finanzas.</li> </ul> <h3>3. Comunicación con la comunidad</h3> <p>Realizamos toda la comunicación con la comunidad desde esta interfaz:</p> <ul> <li>Envíamos nuestra newsletter (+500 personas de la comunidad de IA en uc3m) mediante nuestra interfaz gracias a los servidores SMTP de Google.</li> <li>Incluye funcionalidad de baja (unsubscribe) para cumplimiento legal.</li> <li>Realiza pruebas de envío antes de mandar correos a grupos grandes.</li> </ul> <h3>4. Check-in los días de evento</h3> <p>Gestionamos el proceso de check-in en los eventos:</p> <ul> <li>Genera códigos QR únicos para cada asistente.</li> <li>Escanea códigos QR para un registro de entrada rápido y preciso.</li> <li>Visualiza estadísticas de asistencia en tiempo real.</li> <li>Exporta informes de asistencia para tus registros.</li> <li>Gestiona inscripciones de última hora y personas que acuden sin registro previo.</li> </ul> <h2>Capacidades para Invitados</h2> <p>Nos gusta ofrecer una buena experiencia a nuestros ponentes, facilitándoles toda la información disponible.</p> <h3>1. Dashboard de Invitado</h3> <p>Acceso personalizado a eventos:</p> <ul> <li>Visualiza los eventos a los que estás asignado.</li> <li>Consulta detalles del evento, fechas y ubicaciones.</li> <li>Accede al recuento de asistentes e información general.</li> <li>Extrae la información del evento en formato pdf.</li> <li>Navega con una interfaz simplificada y enfocada.</li> </ul> <h2>Por qué es importante</h2> <p>La creación y mejora de este sistema ha venido de la necesidad.</p> <p>Gracias a él hemos dejado de lado tareas repetitivas y aburridas centrándonos en los detalles específicos de cada evento, haciendo de estos experiencias únicas y cuidadas.</p> <h2>Pruébalo tú mismo</h2> <p>Si formas parte de una organización estudiantil (uc3m o en otro sitio), un grupo o cualquier entidad que organice eventos, puede que nuestro enfoque te resulte útil. Nuestro dashboard está construido con el objetivo de no tener que tocar una línea de código y ser accesible para todo el mundo.</p> <p><strong>Explora nuestro repositorio de GitHub</strong> para ver el código completo y los detalles. Si quieres sugerir alguna mejora, o reportarnos algún issue, haz un fork y abre una Pull Request!</p> <p><strong>Contáctanos</strong> si tienes preguntas sobre la implementación o quieres discutir cómo herramientas similares podrían funcionar para tu organización.</p> <hr> <p>Estamos muy contentos y orgullosos de nuestro trabajo. No solo nos está ayudando a aprender sobre nuevas tecnologías y gestión de eventos si no que además lo hemos creado todo nosotros desde 0, con la máxima continua de <strong>depender lo mínimo de servicios de terceros.</strong></p> <p><em>El equipo de web de AISC Madrid.</em></p>